Langsung ke konten utama

TUGAS AUDIT TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI “MENYUSUN RENCANA AUDIT SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GUNADARMA KAMPUS H”

TUGAS AUDIT TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

“MENYUSUN RENCANA AUDIT SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GUNADARMA KAMPUS H”


NAMA      : Nilawati Shintia
NPM                : 15115070
KELAS     : 4KA19
DOSEN    : Alfie Syahri

FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI
SISTEM INFORMASI
PTA 18/19
PENDAHULUAN

1.   LATAR BELAKANG

            Perkembangan teknologi telah mengakibatkan perubahan pengolahan data yang dilakukan perusahaan dari sistem manual menjadi secara mekanis, elektromekanis, dan selanjutnya ke sistem elektronik atau komputerisasi. Peralihan ke sistem yang terkomputerisasi memungkinkan data yang kompleks dapat diproses dengan cepat dan teliti, guna menghasilkan suatu informasi. Dalam mendukung aktivitas sebuah organisasi, informasi menjadi bagian yang sangat penting baik untuk perkembangan organisasi maupun membaca persaingan pasar. Dalam hal proses data menjadi suatu informasi merupakan sebuah kegiatan dalam organisasi yang bersifat repetitif sehingga harus dilaksanakan secara sistematis dan otomatis.
            Dengan demikian, sangat diperlukan adanya pengelolaan yang baik dalam sistem yang mendukung proses pengolahan data tersebut. Dalam sebuah organisasi tata kelola sistem dilakukan dengan melakukan audit.

2.   TUJUAN AUDIT SI

Adapun yang menjadi tujuan audit adalah:
a.    Menilai Efektifitas Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian Buku yang digunakan di Perpustakaan Universitas Gunadarma.
b.    Menilai Efisiensi Sumber Daya dalam penggunaan Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian Buku yang digunakan di Perpustakaan Universitas Gunadarma.

3.   ALAT YANG DIGUNAKAN

            Adapun alat yang digunakan selama pelaksanaan audit adalah Laktop, Sofware Microsoft Office, Kertas Kerja, serta SmartPhone (sebagai alat perekam baik audio maupun video). Adapun standar yang digunakan dalam pelaksanaan audit mengikuti Standar COBIT yang dikeluarkan oleh ISACA.

4.   MEKANISME AUDIT

            Mekanisme audit adalah menggunakan  teknik audit berbasis Komputer (TABK) dengan pendekatan around Computer.
  

5.   METODE AUDIT YANG DIGUNAKAN

            Metode audit yang digunakan adalah metode Audit Arround the Computer yang pembahasannya hanya berfokus pada input dan output dari aplikasi Sistem informasi perpustakaan Universitas Gunadarma. Sebelum melakukan audit, terlebih dahulu memberikan kuesioner kepada Biro TI dan auditor agar dapat dipelajari dan dipahami kemudian melakukan wawancara sesuai dengan kuesioner yang telah diberikan dan dari hasil temuan audit tersebut maka dapat diketahuilah kelemahan dan kelebihan

  
RENCANA AUDIT

            Berikut ini merupakan rencana audit yang teah disepakati sebagai rujukan kedua belah pihak yaitu pihak Perpustakaan dan Pihak Tim Auditor Independen.

1.   Tujuan Audit SI:
a.    Menilai Efektifitas Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian Buku yang digunakan di Perpustakaan Universitas Gunadarma
b.    Menilai Efisiensi Sumber Daya dalam penggunaan Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian Buku yang digunakan di Perpustakaan Universitas Gunadarma

2.   Ruang Lingkup Audit SI:
a.    Objek Audit:
1)    Gedung Perpustakaan
2)    Ruang Dosen
3)    Ruang Pimpinan
b.    Yang di Audit:
1)    Kepala/Manager Perpustakaan
2)    Staff pengelola Perpustakaan
3)    Dosen
4)    Mahasiswa
5)    Pimpinan
c.    Periode : 05 - 16 September 2018

3.   Metode yang digunakan
Audit Sistem Informasi ini dilaksanakan dengan metode sebagai berikut:
a.    Survei (dengan bantuan Kuisioner)
b.    Wawancara
c.    Observasi
d.    Review dokumentasi
  

4.   SusunanAnggota Tim (eksternal)
No.
Nama
NIK.
Peran Dalam Tim
Jabatan
1.
SUSANTI USMAN, SE., MMSI
21345
Penanggung Jawab
Penanggung Jawab Perpustakaan
2.
TITI AYEM LESTARI, SE, MM
12346
Pengawas
Kepala Urusan Layanan Perpustakaan
3.
Nilawati Shintia
XXXXX
Ketua Tim Auditor
-
4.
Ratih Pratiwi
XXXXX
Reviewer
-
5.
Dian Agustina
XXXXX
Auditor 1
-
6.
Ana
XXXXX
Auditor 2
-


a.   Jadwal Pelaksanaan:
No.
Kegiatan
Perencanaan

Persiapan:

1
Melakukan Koordinasi dengan pihak terkait untuk membahas rencana audit yang akan dilakukan
05 September 2018
2
Menyiapkan dokumentasi yang berkaitan dengan audit (Lembar kerja, survey, wawancara, dll)
06 – 07 September 2018

Pendahuluan:

3
Melakukan Sosialisasi dengan Pihak Terkait untuk kegiatan Audit yang akan dilakukan
08 September 2018
4
Mengumpulkan dokumentasi berkaitan dengan audit yang akan dilakukan seperti
·         Rencana Strategis (Renstra)
·         Rencana Kerja (Renja)
·         Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK)
·         Standar Operasional Prosedur (SOP)
·         Pengadaan Aplikasi
·         Manual Pengguna Aplikasi
·         dll
08 September 2018
5
Melakukan review terhadap dokumentasi yang berkaitan
09-10 September 2018

Pelaksanaan :

6
Melakukan Wawancara (interview) dengan Manager Perpustakaan, staff, dosen, dan mahasiswa
12 September 2018
7
Melakukan observasi langsung ke perpustakaan untuk melihat proses peminjaman dan pengembalian buku
12 September 2018
8
Mengunpulkan data melalui survey yang dibuat untuk diisi oleh Manager Perpustakaan, staff, dosen, dan mahasiswa
13 – 14 September 2018
9
Melakukan penilaian tingkat kedewasaan (maturity level) untuk layanan aplikasi yang digunakan
13 – 14 September 2018
10
Melakukan Klarifikasi hasil Audit
14 September 2018

Pelaporan:

11
Mebuat Laporan yang berisi:
·         Perencanaan dan persiapan Audit SI/TI yg mencakup ruang lingkup dan tujuan audit (scope dan objective),
·         Kondisi sistem informasi/Aplikasi
·         Program Audit SI/TI yg dilakukan
·         Langkah Audit SI/TI yg dilakukan dan bukti (evidence) Audit SI/TI yg dikumpulkan,
·         Temuan audit (findings) dan tingkat maturity Proses TI
·         Kesimpulan dari hasil temuan,
·         Laporan-laporan lain terkait sebagai hasil dr pekerjaan Audit SI/TI,
·         Rekomendasi untuk perbaikan berkelanjutan.
15-16 September 2018

5.    Biaya:
Biaya yang ditimbulkan terkait dengan kegiatan Audit Sistem Informasi ini, menggunakan beban biaya dari unit Perpustakaan di Universitas Gunadarma

6.    Lain-Lain :
Apabila diperlukan,Pengawas danatau Penanggung Jawab Tim dapat menambah/ mengurangi anggota tim dan narasumber.



SUSUNAN INSTRUMEN AUDIT YANG AKAN DIGUNAKAN

A.    Wawancara
Melakukan wawancara secara lisan dengan Biro TI dan auditor sebagai user aplikasi tersebut untuk mendapatkan informasi tentang prosedur dan tatacara pelaksanaan Sistem informasi  perpustakaan Universitas Gunadarma dan melakukan wawancara sesuai dengan kuesioner yang telah tersusun sebelumnya untuk mendapatkan hasil temuan audit agar dapat memberikan rekomendasi dan kesimpulan dari hasil temuan tersebut.
B.    Kuosioner
·         Kuesioner Pengendalian umum (Manajemen Operasional) Pertanyaan mengenai pengen- dalian manajemen operasi (operation management controls) yang bertanggung jawab terhadap hal-hal pengoperasian komputer (computer operations), pengoperasian jaringan (network operations), persiapan dan pengentrian data (preparation entry data) serta pengendalian produksi.  
·         Kuesioner Pengendalian umum ( Manajemen Keamanan) Pertanyaan mengenai pengen- dalian intern terhadap manajemen keamanan baik fisik maupun aplikasi (security management controls) yang dimaksudkan untuk menjamin agar sistem informasi tetap aman. Aset sumber daya informasi yang mencakup fisik (perangkat mesin dan fasilitas penunjangnya) serta aset tak berwujud (non fisik, misalnya data/ informasi, dan program aplikasi komputer).
·         Kuesioner Pengendalian Apli- kasi (Pengendalian Input) Pertanyaan ini mengenai pengen- dalian masukan (input control) yang dirancang dengan tujuan untuk mendapatkan keyakinan bahwa data transaksi input adalah valid, lengkap., serta bebas dari kesalahan dan penyalahgunaan.
·         Kuesioner Pengendalian Apli- kasi (Pengendalian Output) Pertanyaan ini mengenai pengen- dalian keluaran (output controls) yang didesain untuk menjamin agar output/informasi dapat disajikan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan didistribusikan kepada orang- orang yang berhak secara cepat dan tepat pada waktunya.
C.   Panduan observasi
Audit ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung aplikasi sistem informasi perpustakaan Universitas Gundarma untuk mengetahui gambaran umum tentang aplikasi tersebut, mengetahui prosedur yang digunakan untuk menjalankan aplikasi  dan melakukan operasi langsung pada aplikasi Sistem informasi perpustakaan Universitas Gunadarma.



PETUNJUK INSTRUMEN AUDIT

            Sesuai dengan rencana audit yang telah disepakati maka tim auditor menyusun Program Pelaksanaan Audit Sistem Informasi Perpustakaan. Adaapun rinciannya adalah sebagai berikut:

1.    Identitas Program Audit

Proses Bisnis
1.    Pengelolaan Anggota Perpustakaan
2.    Pengelolaan Peminjaman dan Pengembalian Buku, dan Pengelolaan Denda

Sub Proses
1.    Pendaftaran Anggota Baru
2.    Peminjaman Buku
3.    Pengembalian Buku
4.    Denda keterlambatan

Unit/Lokasi
1.    Perpustakaan Universitas Gunadarma Kelapa Dua, Jalan Akses UI Kelapa Dua
Periode Pengujian
05 - 16 September 2018
Tujuan Pengujian
Membantu manajemen pengelola perpustakaan UNIVERSITAS GUNADARMA untuk melakukan evaluasi terkait Efektifitas dari Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian Buku

Risiko
Aplikasi peminjaman dan pengembalian buku tidak efektif digunakan dalam proses yang berlangsung di perpustakaan


2.    Program Audit
No.
Komponen (Objective)
Risiko (Risk)
Langkah-langkah Pengujian
Pelaksana Pengujian
1
Membantu manajemen pengelola perpustakaan UNIVERSITAS GUNADARMA untuk melakukan evaluasi terkait Efektifitas dari Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian Buku
Aplikasi peminjaman dan pengembalian buku tidak efektif digunakan dalam proses yang berlangsung di perpustakaan
1.    Dapatkan Dokumen
a.    SOP Pendaftaraan anggota, Peminjaman dan Pengembalian Buku, dan Denda
b.    Struktur Organisasi di Universitas Gunadarma
c.    Manual Penggunaan Aplikasi
2.    Pelajari dan Evaluasi dokumen – dokumen tersebut
3.    Buatlah pemetaan proses bisnis dengan aplikasi yang digunakan dalam kaitannya dengan Regitrasi, Peminjaman dan Pengembalian Buku, dan Denda
4.    Observasi langsung untuk melihat proses Pendaftaraan anggota, Peminjaman dan Pengembalian Buku, dan Denda.
5.    Identifikasi aktivitas utama dalam proses registrasi anggota, peminjaman, pengembalian, dan denda
6.    Cek apakah ada bukti:
a.    Registrasi untuk pendaftaraan anggota baru yang akan digunakan pada saat pengambil kartu anggota?
b.    Bayar denda yang diberikan petugas kepada anggota?
Ratih Pratiwi
Dian Agustina
Ana
2
Membantu manajemen memberikan evalusi terkait efektivitas sumber daya dalam penggunaan Aplikasi Perpustakaan

7.    Wawancara dengan penanggung jawab perpustakaan terkait penggunaan aplikasi dan bagaimana aplikasi di maintenance.
8.    Wawancara dengan staff pengelola perpustakaan terkait prosedur saat terjadi gangguan pada aplikasi (aplikasi Error)
9.    Wawancara dengan dosen dan mahasiswa terkait kendala yang dihadapi dalam proses:
a.    Regitrasi
b.    Peminjaman Buku
c.    Pengembalian Buku
10.  Denda Keterlambatan
Nilawati Shintia
Ratih Pratiwi



BEBERAPA KONTROL ACUAN PERTANYAAN SAAT MELAKUKAN AUDIT
NO
TARGET
PERTANYAAN
1
Staff pengelola
·         Apakah pendaftaran anggota, pengembalian dan peminjaman buku sesuai dengan SOP yang berlaku?
·         Apakah ada pengecekan berkla pada saat peminjaman dan pengecekan buku?
2
Penanggung jawab perpustakaan
·         Siapa yang bertanggung jawab jika terjadinya error/ bug pada aplikasi
·         Berapa lama biasanya jangka waktu pada saat adanya maintenance pada aplikasi?
3
Dosen/mahasiswa
·         Apakah pernah terjadi kendala saat melakukan admintrasi seperti registrasi, peminjaman dan pengembalian buku?
·         Bagaimana proses pada saat denda keterlamabatan?


REFRENSI
https://siskaks.staff.telkomuniversity.ac.id/files/2016/09/3.-Contoh-Audit-Plan.pdf
repository.uksw.edu/bitstream/123456789/8796/3/T1_682009040_Full%20text.pdf
http://erlinnovianty14.blogspot.com/2017/12/audit-sistem-informasi-perpustakaan.html

Label:

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

pertemuan 10- Passive Voice, Causative Have

A.     Passive voice Passive voice adalah suatu bentuk kalimat dimana subjek kalimat menerima aksi, bukan melakukan aksi. Tidak seperti active voice yang fokus terhadap pihak yang melakukan aksi (doer of action), bentuk ini lebih berfokus kepada pihak atau objek yang menerima hasil dari suatu aksi tersebut (receiver of action). Passive voice adalah suatu bentuk kalimat dimana subjek kalimat menerima aksi, bukan melakukan aksi. Tidak seperti active voice yang fokus terhadap pihak yang melakukan aksi (doer of action), bentuk ini lebih berfokus kepada pihak atau objek yang menerima hasil dari suatu aksi tersebut (receiver of action). Rumus Passive voice Untuk membentuk kalimat pasif, rumus sederhana berikut biasanya digunakan tetapi tetap harus disesuaikan dengan tense kalimat. Subject + to be (am/is/are) + past participle (pp) Tense Rumus Passive Voice Contoh Passive Voice Simple Present am/is/are + pp is creat...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Pertemuan 13- Style in Written English

Participles as adjectives Kata Sifat dibagi menjadi dari descriptive adjective dan limiting adjective. Particilple as adjective termasuk   descriptive adjective, adalah kata sifat yang dibentuk dari kata kerja. Dalam hal ini pariciple dapat dibagi menjadi dua yaitu active participle (verb+ing) dan passive participle (verb+ed). Dengan perbedaan bentuk otomatis memberi perbedaan arti pada kata tersebut, perhatikan contoh di bawah: 1. Participles as adjective dapat berupa kata sifat yang dibentuk dari kata kerja tertentu yang memiliki arti yang berbeda pada penggunaannya. She is bored vs. She is boring Kata bored dan bore hampir memiliki arti yang sama , yaitu bosan. She is bored-> dia bosan. Kata boring berarti kata dasar yang mendapat awalan me- atau mem-. She is boring-> dia membosankan. Dengan kata lain active participle adalah cause of feeling or emotions, penyebab atupun sumber sehingga perassan atau emosi terjadi, sedangkan passive participle adalah recei...
Posting Komentar
Baca selengkapnya